Privacybeleid
Informatie over de verwerking van persoonsgegevens door Floor.
Handelsnaam
Website
Contact e-mail
Laatst gewijzigd
Floor (hierna: “Floor”, “wij”, “ons” of “onze”) is een handelsmerk en dienst van Wolfs & Wolfs. Wij bieden een slimme AI-marketingservice aan, specifiek gericht op de horecabranche (restaurants, cafés, brasserieën, lunchrooms, hotels). Met Floor ondersteunen wij horecaondernemers bij hun online marketing, contentcreatie, reviewbeheer en advertentiecampagnes via WhatsApp en gekoppelde platformen.
In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, voor welke doeleinden wij deze verwerken, wat de wettelijke grondslagen zijn, met wie wij gegevens delen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten u heeft op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR).
1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?
Wolfs & Wolfs is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens via de website heyfloor.nl en bij de uitvoering van de dienstverlening van Floor.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken persoonsgegevens van (potentiële) klanten, contactpersonen bij horecaondernemingen en bezoekers van onze website. Welke gegevens dit precies zijn, hangt af van uw interactie met ons.
A. Klant- en Contactgegevens
Naam, voornaam en functie van de contactpersoon
Bedrijfsnaam, KVK-nummer en BTW-nummer
E-mailadres en telefoonnummer (waaronder uw WhatsApp-nummer)
Factuur- en adresgegevens
Betalings- en bankgegevens
B. Communicatie- en Contentgegevens via WhatsApp
• WhatsApp-berichten, spraakberichten, instructies en feedback die u aan Floor / Wolfs & Wolfs verstuurt
• Door u aangeleverde foto’s, afbeeldingen, logo’s, huisstijl-elementen, menukaarten en overige visuele content
• Interactiegeschiedenis tussen u en Floor
C. Koppelingen met Social Media & Platformen
• Toegangstokens en accountidentificaties voor gekoppelde platformen (zoals Instagram, Facebook Page / Meta Business Suite, Google Business Profile en advertentieaccounts)
• Statistieken, bereik, engagementcijfers en review-data van uw gekoppelde kanalen voor het opstellen van maandrapportages en het beantwoorden van reviews
D. Websitebezoek en Cookies
• IP-adres, browsertype, apparaatgegevens en besturingssysteem
• Klik- en surfgedrag op heyfloor.nl (via functionele en analytische cookies).
3. Doeleinden en grondslagen van de verwerking
Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor legitieme doeleinden en op basis van de wettelijke grondslagen uit de AVG.
Uitvoering van de overeenkomst (Art. 6 lid 1 sub b AVG)
• Het inrichten van uw merkprofiel (huisstijl, logo, toon van de zaak, beeldbank)
• Het opstellen, inplannen en automatisch/semi-automatisch plaatsen van social media posts, Google-updates en blogs
• Het monitoren en beantwoorden van reviews op uw gekoppelde platformen
• Het opzetten en beheren van advertentiecampagnes (Meta Ads, Google Search)
• Klantenservice en communicatie via WhatsApp
• Facturatie en verwerking van betalingen
Gerechtvaardigd belang (Art. 6 lid 1 sub f AVG)
• Het bewaken van de kwaliteit van onze diensten door de marketeers van Wolfs & Wolfs die meekijken en bijsturen
• Het optimaliseren en trainen van onze interne AI-workflows (uitsluitend met geanonimiseerde of geaggregeerde gegevens)
• Beveiliging van onze systemen en preventie van misbruik
• Het genereren van maandelijkse prestatierapportages voor uw onderneming
Wettelijke verplichting (Art. 6 lid 1 sub c AVG)
• Het voldoen aan fiscale en administratieve verplichtingen (zoals de bewaarplicht van facturen).
Toestemming (Art. 6 lid 1 sub a AVG)
• Het plaatsen van tracking/marketingcookies op onze website
• Het versturen van direct marketing of nieuwsbrieven aan niet-klanten. Gegeven toestemming kan op elk moment worden ingetrokken.
4. Hoe zetten wij AI en geautomatiseerde verwerking in?
Transparantie over AI
Floor maakt gebruik van Kunstmatige Intelligentie (AI) voor de verwerking van afbeeldingen en de generatie van voorgestelde teksten. Er vindt echter geen volledig geautomatiseerde besluitvorming plaats die u juridisch treft. Berichten worden pas geplaatst na uw expliciete goedkeuring (via een “duimpje” op WhatsApp) en de kwaliteit wordt gemonitord door het team van Wolfs & Wolfs.
5. Delen van persoonsgegevens met derden
Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden. Wij delen persoonsgegevens alleen met derden als dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met verwerkers sluiten wij een verwerkersovereenkomst (DPA) om een hoog niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid te waarborgen.
• WhatsApp / Meta Platforms Ireland Ltd. — voor de communicatie via de WhatsApp Business API en koppeling met Instagram & Facebook
• AI-dienstverleners (bijv. OpenAI) — voor geautomatiseerde verwerking en tekstsynthese (gegevens worden vertrouwelijk behandeld en niet gebruikt voor publieke modeltraining)
• Google LLC — voor integratie met Google Business Profile, Google Ads en Google Analytics
• Hosting-, IT- en Softwareleveranciers — voor veilige opslag, CRM, facturatie en beeldbankbeheer
• Overheidsinstanties / Belastingdienst — uitsluitend indien wettelijk verplicht.
6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER)
Indien gegevens worden overgedragen naar dienstverleners buiten de EER (zoals de VS), zorgen wij voor passende waarborgen, zoals de toepassing van EU Standard Contractual Clauses (SCC’s) of doorgifte naar organisaties gecertificeerd onder het EU-U.S. Data Privacy Framework.
7. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld:
• Klant- en overeenkomstgegevens — gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot maximaal 2 jaar daarna
• Financiële en fiscale administratie — 7 jaar conform de wettelijke fiscale bewaarplicht
• WhatsApp-berichten & beeldmateriaal — gedurende de actieve klantrelatie voor contentbeheer en historisch overzicht, of tot verzoek tot verwijdering
• Sollicitatie- of contactaanvragen — maximaal 6 maanden na afhandeling, tenzij u toestemming geeft voor langere bewaartermijn.
8. Beveiliging van persoonsgegevens
Wolfs & Wolfs neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Denk hierbij aan versleutelde verbindingen (SSL/TLS), twee-factor-authenticatie (2FA), toegangsbeperkingen en continue monitoring.
9. Uw rechten als betrokkene
U heeft op grond van de AVG de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
• Recht op inzage — u mag opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie — u kunt verzoeken om foutieve of onvolledige gegevens aan te passen.
• Recht op verwijdering (‘recht op vergetelheid’) — u kunt verzoeken uw persoonsgegevens te wissen.
• Recht op beperking van de verwerking — u kunt vragen de verwerking tijdelijk stil te zetten.
• Recht op dataportabiliteit — u heeft het recht uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat te ontvangen.
• Recht van bezwaar — u kunt bezwaar maken tegen de verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang.
• Intrekken van toestemming — indien de verwerking op toestemming is gebaseerd, kunt u deze altijd intrekken.
Om uw rechten uit te oefenen, kunt u een verzoek sturen naar info@heyfloor.nl. Wij reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken op uw verzoek.
10. Cookies en Analytics
Onze website heyfloor.nl maakt gebruik van functionele en analytische cookies om de website goed te laten werken en het gebruik te analyseren. Bij uw eerste bezoek tonen wij een cookiebanner waarmee u uw voorkeuren kunt instellen of toestemming kunt geven voor marketingcookies.
11. Wijzigingen in dit Privacybeleid
Wij behouden ons het recht voor om dit privacybeleid aan te passen als onze dienstverlening of wetgeving verandert. De meest actuele versie is altijd te vinden op onze website. Wij adviseren u dit privacybeleid regelmatig te raadplegen.
Vragen of contact?
Heeft u vragen over dit privacybeleid of de verwerking van uw gegevens door Floor?